Choisir entre le cloud et l’on premise : enjeux pour les PMO en entreprise de taille moyenne et grande

Comprendre les besoins spécifiques des PMO selon la taille de l’entreprise

Différences de contexte et d’attentes pour les PMO

Les Project Management Officers (PMO) jouent un rôle clé dans la structuration et la performance des entreprises, qu’il s’agisse d’une société de taille moyenne ou d’une grande organisation. Pourtant, leurs besoins en matière de solutions cloud ou on premise diffèrent sensiblement selon la taille de l’entreprise et la maturité de l’infrastructure informatique.

Enjeux spécifiques des entreprises de taille moyenne

Dans une entreprise de taille moyenne, les ressources humaines et financières sont souvent limitées. Les équipes PMO recherchent des solutions qui offrent :

• Une mise en place rapide et une maintenance simplifiée
• Des coûts maîtrisés, sans investissements lourds dans l’infrastructure
• Une flexibilité pour accompagner la croissance ou l’évolution des projets
• Un accès facile aux données et aux logiciels, même à distance, grâce au cloud computing ou au software as a service (saas software)

Le choix entre une solution cloud ou une solution premise dépendra donc de la capacité de l’entreprise à gérer l’hébergement, la sécurité et la maintenance des serveurs sur place, mais aussi de la volonté de garder un contrôle total sur ses données.

Contraintes et exigences des grandes entreprises

Pour les grandes entreprises, la gestion de projets s’inscrit dans une logique d’intégration avec des systèmes existants souvent complexes (ERP, business intelligence, solutions cloud ou on premise déjà en place). Les PMO doivent composer avec :

• Des exigences élevées en matière de sécurité des données et de conformité réglementaire
• La nécessité d’assurer l’interopérabilité entre différents logiciels et infrastructures (cloud privé, cloud public, logiciel premise, sharepoint online, etc.)
• Des ressources internes dédiées à la maintenance et à l’optimisation des solutions
• Des besoins d’évolutivité pour accompagner des projets internationaux ou multi-sites

Le choix entre une solution cloud, une solution premise ou un modèle hybride (cloud premise) doit donc s’appuyer sur une analyse fine des besoins métiers, des contraintes de sécurité et des coûts cachés liés à la gestion et à la maintenance des infrastructures.

Pour approfondir le rôle stratégique du PMO dans la transformation digitale des entreprises de taille moyenne et des grandes sociétés, consultez cet article sur la transformation des entreprises.

Sécurité des données : perception et réalité entre cloud et on premise

Nuances entre perception et réalité de la sécurité

La sécurité des données reste une préoccupation majeure pour les PMO, qu’il s’agisse d’une solution cloud ou d’une infrastructure premise. Beaucoup d’entreprises associent encore le cloud à une perte de contrôle sur leurs données, alors que les solutions on premise sont perçues comme plus sûres car hébergées en interne. Pourtant, la réalité est plus nuancée. Les solutions cloud, notamment en mode SaaS, bénéficient souvent de ressources dédiées à la sécurité, de certifications internationales et d’équipes spécialisées. Les fournisseurs de cloud public ou privé investissent massivement dans la protection contre les cyberattaques, la redondance des serveurs et la maintenance continue. À l’inverse, une infrastructure premise exige des ressources humaines et financières importantes pour maintenir un niveau de sécurité équivalent. Les mises à jour de logiciel, la gestion des accès et la surveillance des incidents reposent alors sur l’équipe interne, ce qui peut représenter un risque si les moyens sont limités.

Contrôle, conformité et localisation des données

Le choix entre cloud et premise dépend aussi des exigences réglementaires et de la localisation des données. Certaines entreprises, notamment dans les secteurs sensibles, privilégient le logiciel premise ou le cloud privé pour garantir un contrôle total sur l’hébergement et la gestion des données. Cependant, les solutions cloud modernes offrent aujourd’hui des options avancées de chiffrement, de gestion des accès et de traçabilité, permettant de répondre à la plupart des normes de conformité (RGPD, ISO, etc.). Pour les PMO, il est essentiel d’évaluer la capacité de chaque solution à répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise en matière de sécurité, tout en tenant compte des ressources disponibles et des coûts associés à la maintenance de l’infrastructure.

• Le cloud computing permet une gestion centralisée de la sécurité, mais dépend d’une connexion internet fiable.
• Les solutions premise offrent une maîtrise locale, mais nécessitent des investissements constants en matériel et en logiciel.
• Les solutions SaaS comme SharePoint Online intègrent des outils de business intelligence et des fonctionnalités avancées de sécurité.

Pour approfondir les enjeux de sécurité et d’hébergement dans le développement de solutions SaaS, découvrez cet article sur le développement de solutions SaaS en Roumanie.

Flexibilité et évolutivité des solutions pour les PMO

Adaptation des solutions aux besoins évolutifs des PMO

Pour les PMO, la capacité d’une solution à s’adapter rapidement aux changements organisationnels et à la croissance de l’entreprise est un enjeu central. Les solutions cloud, notamment en mode SaaS, offrent une flexibilité quasi immédiate : il est possible d’ajuster le nombre d’utilisateurs, d’activer de nouvelles fonctionnalités ou de déployer des modules complémentaires sans intervention lourde sur l’infrastructure. Cela permet de répondre efficacement aux pics d’activité ou à l’intégration de nouveaux projets, tout en limitant les coûts de maintenance et d’hébergement.

À l’inverse, une solution premise nécessite souvent des investissements initiaux plus importants en serveurs et en ressources humaines pour la gestion et la maintenance. L’ajout de nouvelles capacités ou l’évolution du logiciel premise peut s’avérer complexe, surtout si l’infrastructure n’a pas été pensée pour l’évolutivité. Les entreprises de taille moyenne, avec des ressources limitées, peuvent vite se retrouver à court de place ou de puissance, alors que les grandes entreprises disposent généralement d’équipes IT capables de gérer ces évolutions.

Comparatif flexibilité et évolutivité

Critère	Solution cloud	Solution premise
Déploiement de nouvelles fonctionnalités	Rapide, souvent automatique	Long, nécessite intervention IT
Adaptation au volume d’utilisateurs	Évolutif à la demande	Limité par l’infrastructure existante
Maintenance	Incluse dans l’abonnement SaaS	À la charge de l’entreprise
Intégration avec d’autres solutions	Facilitée via API et connecteurs cloud	Souvent complexe, dépend du SI

La flexibilité du cloud computing permet aussi une meilleure gestion des ressources, notamment pour les projets de business intelligence ou l’intégration de logiciels comme SharePoint Online. Cependant, cette souplesse dépend fortement de la qualité de la connexion internet de l’entreprise. À l’inverse, une solution premise garantit un contrôle total sur l’infrastructure, ce qui peut rassurer certains secteurs sensibles, mais limite la capacité à évoluer rapidement.

Pour aller plus loin sur l’optimisation de la gestion de projet dans ce contexte, découvrez comment optimiser la gestion de projet grâce aux transactions SAP dans les entreprises de taille moyenne et les grandes sociétés.

Coûts cachés et retour sur investissement

Évaluer les coûts au-delà du prix affiché

Quand une entreprise, qu’elle soit de taille moyenne ou grande, doit choisir entre une solution cloud ou une solution premise, il est essentiel d’aller au-delà du coût d’acquisition initial. Les coûts cachés peuvent rapidement impacter le retour sur investissement (ROI) et la gestion des ressources.

• Infrastructure et hébergement : Le cloud computing permet de limiter l’investissement dans les serveurs physiques et l’infrastructure réseau. Cependant, les solutions premise exigent souvent des dépenses importantes en matériel, en maintenance et en espace dédié à l’hébergement.
• Maintenance et mises à jour : Avec un logiciel cloud ou une solution SaaS software, la maintenance et les mises à jour sont généralement incluses dans l’abonnement. À l’inverse, une solution premise nécessite des ressources humaines internes ou externes pour assurer la maintenance, ce qui peut générer des coûts supplémentaires non négligeables.
• Coûts de sécurité : Les entreprises perçoivent parfois le cloud comme moins sécurisé, mais la réalité dépend du niveau de service choisi (cloud privé, cloud public, cloud solution hybride). Les solutions premise offrent un contrôle total sur les données, mais exigent aussi des investissements constants pour garantir la sécurité.
• Connexion internet et accessibilité : Les solutions cloud requièrent une connexion internet fiable. En cas de coupure, l’accès aux données et aux logiciels peut être compromis, ce qui peut entraîner des pertes de productivité difficiles à quantifier à l’avance.
• Interopérabilité et intégration : L’intégration avec les systèmes existants peut engendrer des coûts cachés, surtout si la solution choisie (cloud ou premise) n’est pas totalement compatible avec l’infrastructure actuelle de l’entreprise.

Comparer le ROI selon la taille de l’entreprise

Le retour sur investissement varie selon la structure et les besoins de l’entreprise. Les entreprises de taille moyenne privilégient souvent les solutions cloud pour leur flexibilité et la prévisibilité des coûts. Les grandes entreprises, quant à elles, peuvent préférer une solution premise ou hybride pour garder la maîtrise de leurs données et optimiser leur infrastructure existante.

Type de solution	Coûts initiaux	Coûts récurrents	Maintenance	Évolutivité
Solution cloud	Faibles	Abonnement mensuel/annuel	Inclus dans l’offre	Haute
Solution premise	Élevés (matériel, installation)	Coûts de maintenance, mises à jour	À la charge de l’entreprise	Limitée par l’infrastructure

Anticiper les évolutions et les besoins futurs

Le choix entre cloud et premise doit intégrer la capacité de l’entreprise à anticiper ses besoins futurs. Les solutions cloud offrent des avantages en termes d’évolutivité et de gestion des ressources, tandis que les solutions premise peuvent s’avérer plus coûteuses à adapter ou à faire évoluer. Il est donc crucial de bien analyser l’ensemble des coûts, visibles et cachés, pour garantir un ROI optimal et une gestion efficace des projets.

Gestion du changement et adoption des outils

Adopter un nouvel outil : un défi humain et organisationnel

La gestion du changement lors de l’adoption d’une solution cloud ou premise reste un enjeu crucial pour les PMO, qu’il s’agisse d’une entreprise de taille moyenne ou d’une grande corporation. Le choix d’un logiciel cloud ou d’une infrastructure premise ne se limite pas à des considérations techniques ou de sécurité des données ; il implique aussi une transformation des pratiques, des processus et des habitudes de travail.

Facteurs clés pour une adoption réussie

Les freins et leviers à l’adoption varient selon la taille de l’entreprise et la maturité digitale. Voici quelques points d’attention :

• Formation et accompagnement : Les équipes doivent être formées à l’utilisation du nouveau logiciel, qu’il s’agisse d’une solution cloud ou premise. Un accompagnement personnalisé favorise l’appropriation de l’outil et limite les résistances.
• Communication transparente : Expliquer les avantages attendus (gain de temps, réduction des coûts de maintenance, meilleure gestion des ressources humaines, accès facilité aux données) aide à lever les doutes et à rassurer sur la sécurité ou la confidentialité, notamment avec le cloud public ou le cloud privé.
• Implication des parties prenantes : Impliquer les utilisateurs finaux dans le choix et le déploiement du logiciel (par exemple, une solution SaaS ou un logiciel premise) permet d’anticiper les besoins spécifiques et d’ajuster la solution.
• Support technique et réactivité : La disponibilité d’un support, que ce soit via l’éditeur du logiciel cloud ou l’équipe interne pour une solution premise, est essentielle pour résoudre rapidement les problèmes et maintenir la confiance.

Différences d’approche selon le modèle choisi

• Cloud computing : L’adoption d’une solution cloud (SaaS software, SharePoint Online, business intelligence en mode cloud) nécessite souvent une connexion internet fiable et une adaptation à des mises à jour fréquentes. Les entreprises bénéficient d’une évolutivité rapide, mais doivent gérer la perception de perte de contrôle sur l’hébergement et la sécurité des données.
• Premise : Les solutions premise offrent un contrôle total sur l’infrastructure et les serveurs, mais impliquent des ressources internes pour la maintenance et les mises à jour. L’adoption peut être freinée par la complexité technique et la nécessité d’investir dans des compétences spécifiques.

Bonnes pratiques pour faciliter l’adhésion

• Définir un plan de gestion du changement clair, adapté à la culture de l’entreprise
• Mettre en place des ambassadeurs internes pour relayer les bonnes pratiques
• Mesurer régulièrement l’adoption et ajuster les actions en fonction des retours utilisateurs

La réussite de l’intégration d’une solution cloud ou premise dépend donc autant de la technologie choisie que de la capacité de l’entreprise à accompagner ses équipes dans cette transformation.

Interopérabilité et intégration avec les systèmes existants

Connecter les outils PMO à l’écosystème existant : un défi quotidien

L’intégration des solutions cloud ou premise dans l’infrastructure d’une entreprise, qu’elle soit de taille moyenne ou grande, reste un enjeu central pour les PMO. Les directions projets doivent composer avec des systèmes déjà en place : ERP, outils de business intelligence, logiciels de gestion des ressources humaines, ou encore plateformes collaboratives comme SharePoint Online. La question de l’interopérabilité se pose rapidement. Les solutions cloud, notamment en mode SaaS software, offrent souvent des API et des connecteurs natifs facilitant la synchronisation des données entre différents logiciels. Cela permet une circulation fluide de l’information, essentielle pour la gestion efficace des projets. Cependant, la dépendance à une connexion internet stable peut devenir un frein, surtout pour les entreprises dont l’infrastructure réseau n’est pas optimale. À l’inverse, une solution premise, hébergée sur les serveurs internes, donne un contrôle total sur l’intégration et la sécurité des données. Mais cela implique souvent des développements spécifiques, une maintenance accrue et des coûts cachés liés à l’évolution des systèmes. Les entreprises doivent alors mobiliser davantage de ressources internes pour assurer la compatibilité entre les logiciels, ce qui peut ralentir la transformation digitale.

Critère	Solutions cloud	Solutions premise
Interopérabilité	Connecteurs natifs, API, intégration facilitée	Développements spécifiques, dépendance à l’IT interne
Maintenance	Externalisée, évolutive	Interne, souvent plus lourde
Sécurité des données	Responsabilité partagée avec le fournisseur	Contrôle total mais charge interne accrue
Évolutivité	Rapide, selon les besoins	Dépend des ressources et de l’infrastructure

Pour les PMO, le choix entre une solution cloud ou premise doit donc prendre en compte la capacité de l’entreprise à intégrer ces outils dans son environnement existant, sans compromettre la sécurité, la performance ou la continuité des activités. Les solutions cloud computing, cloud privé ou cloud public, apportent des avantages en termes de flexibilité et de rapidité de déploiement, mais nécessitent une réflexion sur la gestion des accès et la souveraineté des données. À l’inverse, une solution premise offre une maîtrise complète, au prix d’une complexité accrue en matière d’intégration et de maintenance. En définitive, la réussite de l’interopérabilité dépendra de la stratégie digitale globale de l’entreprise, de la maturité de son infrastructure et de la capacité des équipes à accompagner le changement, tout en gardant le cap sur les objectifs métiers.